Система ведомственного документооборота в органах прокуратуры

 Существующий документооборот в органах прокуратуры регламентирован Инструкцией по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации», введенной в действие приказом Генерального прокурора РФ от 28 декабря 1998 г. № 93.

Под системой документооборота следует понимать следующие операции:

1. Регистрация входящих, исходящих, распорядительных, сопроводительных, повторных и других документов.
2. Организация картографических документов в хранилище объектов учета (карточек) с определением связей между объектами учета и объединением документов в папки надзорных производств.
3. Организация папок документов путем упрощенного их расположения по разделам, главам, томам, в алфавитном порядке, по контрольным датам исполнения и другим учетным способом.
4. Организация контроля исполнения документов.
5. Организация хранилища архивных документов, не используемых в оперативной работе в течение длительного периода.
6. Организация уничтожения документов в соответствии с принятым порядком.

При больших объемах информации, поступающей в органы прокуратуры, и ручных методах ее обработки нет возможности организовать контроль за сроками разрешения каждого документа и его движением, провести поиск необходимой информации для обобщения и анализа сведений, содержащихся в документах по различным вопросам; отсутствует реальная связь между всеми видами картотек.

Автоматизация документооборота предполагает охват всех подразделений органов прокуратуры вычислительной сетью и образованием автоматизированных рабочих мест в канцелярии каждого подразделения, а в дальнейшем – у каждого прокурора. Автоматизированный документооборот должен быть защищен специальными программно-техническими средствами, системами разграничения доступа к информации.

Маршруты движения документов, определяемые в момент регистрации, могут  изменяться в процессе движения.

Подсистема администрирования должна позволять:

• определять маршрут прохождения документа по рабочим местам;
• определять уровень доступа каждого пользователя системы к базам данных и операциям над данными – в соответствии с их служебными функциями;
• осуществлять резервное копирование и восстановление баз данных;
• осуществлять автоматизированное ведение «системного журнала», т.е. вести сбор статистики о всех произведенных в течение дня операциях над базами данных с привязкой к исполнителю (аудит);
• производить «чистку» картотеки.

Подсистема карточек должна:

🔹 вводить карточки для любых объектов учета картотеки – документов, лиц, организаций и т.д.;

🔹 связывать любые регистрируемые объекты учета на картотеке как прямо, так и опосредованно, через другие объекты учета;

🔹 осуществлять поиск как по формализованным параметрам, так и по произвольным наборам задаваемых реквизитов, полным значениям данных или по контексту как по одной базе данных, так и по нескольким, используя ранее зарегистрированные связи между объектами поиска;

🔹 формировать справочные отчеты для прокуроров отдела о ретроспективе рассмотрения вопроса в Генеральной прокуратуре РФ, получать другие статистические сведения о работе с обращениями граждан;

🔹 осуществлять оперативный упреждающий контроль за рассмотрением особо-контрольных и  депутатских жалоб, готовить справки о нарушении сроков разрешения жалоб исполнителями;

🔹 без вмешательства разработчиков обеспечивать возможность вводить в работающую систему любые новые виды учетных объектов: документы, физические лица, организации и силами администратора системы организовывать связи для новых объектов учета;

🔹 создавать силами администратора системы различные маршрутные схемы движения документов в соответствии с изменяющимися правилами.

В рамках проекта первой очереди  система с такими требованиями определена к разработке.