Нормативно-методическое обеспечение

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом — это  совокупность
документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического  характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным  соответствующим органом или руководством организации.

Нормативно-методическое обеспечение создает условия для эффективного процесса подготовки,
принятия и реализации решений по вопросам управления персоналом.

Оно состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом.

Группировка нормативно-методических материалов, характеристика их содержания, примеры
норм, нормативов, документов и наименования некоторых документов представлены в таблице.

Ответственность за обеспечение системы управления персоналом нормативно-методическими
документами несут соответствующие подразделения аппарата управления организации
(отдел стандартизации, отдел организации управления, юридический отдел).

На основе типовых документов с учетом особенностей организации работники  службы
управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего использования.

Так, важными организационно-распорядительными документами являются Правила внутреннего  трудового распорядка, которые включают следующие разделы:

общие положения;

порядок приема и увольнения рабочих и служащих;

основные обязанности рабочих и служащих;

основные обязанности администрации;

рабочее время и его использование;

поощрения за успехи в работе;

ответственность за нарушения трудовой дисциплины.

Важнейшим организационным документом является Коллективный договор, разрабатываемый
при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела).

Коллективный договор — это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на календарный год.

К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые
регламентируют выполнение функций по управлению персоналом.

Сюда входят:

Положение по формированию кадрового резерва в организации;

Положение по организации адаптации работников;

Рекомендации по организации подбора и отбора персонала;

Положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе;

Положение по оплате и стимулированию труда;

Инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др.

Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы
управления персоналом.

Важнейшими внутренними организационно-регламентирующи-ми документами являются положение о подразделении и должностная инструкция.

Положение о подразделении (отделе, бюро, группе и т.п.) — документ, регламентирующий
деятельность какого-либо структурного подразделения кадровой службы: его задачи, функции, права, ответственность.

Типовая структура положения включает следующие разделы:

Общие положения (кому подчиняется данное подразделение,

степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности, и т.п.).

Задачи подразделения.

Оргструктура подразделений (схема с указанием линейно-функциональной, методической и
иной подчиненности отдельных звеньев и работников подразделения).

Функции подразделения.

Права подразделения (в пределах возложенных на него функций).

Ответственность подразделения (в рамках приданных ему полномочий за некачественное,
несвоевременное их выполнение).

Типовые положения о подразделениях, в том числе и по кадровой службе, содержатся в
специальной литературе, но требуются их адаптация, уточнение применительно к каждой конкретной организации и подразделению.

Должностная инструкция — документ, регламентирующий деятельность в рамках каждой
управленческой должности и содержащий требования к работнику, занимающему эту должность.

Она может быть составлена на основе типовых требований к должности, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и
служащих, но с учетом изменяющихся социально-экономических условий.

Чтобы составить качественную должностную инструкцию, необходимо глубоко изучить
те процессы, работы, которые должны выполняться по данной должности (или на данном
рабочем месте), а затем определить требования к работнику, который будет занимать эту
должность, к его знаниям, навыкам, опыту, т.е. составить личностную спецификацию.

Для правильного и в полном объеме составления должностной инструкции необходимо
иметь описание должности (рабочего места — РМ), в рамках которой выполняются
функции, зафиксированные в ней.

В зарубежной науке и практике управления персоналом уделяется большое внимание вопросам
анализа и описания должности (рабочего места) работы/процесса (эти понятия принимаются в данном случае как аналогичные), так как на их основе составляется личностная спецификация (требования к работнику). И в целом они являются фундаментом для многих процедур по
управлению персоналом — рекламы, собеседования, тестирования, отбора, оценки, найма, служебного продвижения и т.д.

Анализ должности (РМ)— это определение наиболее существенных характеристик работы с помощью упорядочения и оценки информации, связанной с работником или работой.

Информация может отражать содержание работы, выраженное в терминах конкретных рабочих или  управленческих функций и процедур, или она может состоять из характеристик работника
(практических навыков, знаний, способностей, допустимых отклонений и т.д.), требуемых для
компетентного выполнения работы изданной должности.

Основными методами анализа должности (РМ), которые поодиночке или в комбинации могут
быть использованы для сбора информации, являются: наблюдение, собеседование, анкетирование.

Цель описания должности (РМ) — фиксация данных о содержании работы на данной должности

(РМ). Такое описание включает следующие типовые разделы:

наименование должности (РМ);

кому подчиняется работник;

за кого непосредственно отвечает работник;

общая цель работы;

основные направления деятельности и задачи (их число ограничивается 6-7 основными задачами, которые характеризуют ключевые аспекты работы и отражают действия работника с
помощью глаголов: отвечает, проверяет, составляет и т.д. Если возможно, задачи следует
определять в конкретных параметрах, таких, как стоимость, выходной результат, время,
скорость, расходы и т.п.);

условия работы и рабочая среда: температура, освещенность, вредные воздействия и т.п.;

рабочие взаимоотношения, т.е. наиболее значительные контакты данной должности (РМ) с другими как внутри организации, так и вне ее;

показатели ответственности (за подчиненных, результаты работы и т.д.).

Описание должности (РМ) осуществляет работник службы управления персоналом — специалист-аналитик работы. Описания необходимо разрабатывать для должностей
всех уровней управления, так как они являются основой составления должностной инструкции.

Приведенная ниже типовая структура должностной инструкции позволяет:

(а) сбалансировать основные функции, права и ответственность по каждой должности;

(б) обеспечить повышение эффективности управленческих работ за счет более совершенной
технологии процесса управления путем рационализации порядка выполнения и взаимосвязи отдельных  процедур и операций;

(в) устранить дублирование по отдельным функциям управления;

(г) упорядочить информационные потоки в организации. Личностная спецификация
вытекает непосредственно из описания должности (РМ) и представляет собой набор  требований, которые данная должность (РМ) предъявляет к работнику.

Наиболее полные основные требования к работнику были предложены английским
профессором Алеком Роджером еще в 1930 г. В каждом конкретном случае их состав может
изменяться.

В таблице выделены три категории качеств:

Основные требуемые качества, т.е. такие, без наличия которых работа на может
осуществляться на удовлетворительном уровне.

Желаемые качества: преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими,
при условии наличия у них  других главных качеств.

Противопоказания: качества, автоматически исключающие кандидатов, хотя и
подходящих по другим параметрам.